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采购制度及流程管理.doc

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采购制度及流程管理.doc

采购制度及流程管理 一、公司加强对采购工作的管理,以做到有章可循,保证各项生产、业务工作的正常进行。行政财务部是日常采购工作的管理部门。日常办公用品、生产用低值易耗品及小金额材料的采购,由财务总监审批;公司大件、大宗生产用品、大批生产材料的采购,报总经理批准。 二、采购严格执行审批程序,按采购的标目金额经由部门经理报董事长或总经理批准。 三、采购审批程序: 责任人 流 程 描 述 备 注 开始 开始 前期应做好收集采购信息,货比三家 经办人 提出申请 提出申请 单价金额超过500元,或总价金额超过1000元,需填写请购单,罗列采购明细及所需金额 财务总监 审核 审核 核实采购的公司,要采购的用品,及采购的费用是否超预算 总经理 签批 签批 出纳 支付 支付 经办人 购买 购买 借款在购置物品完毕当日应凭发票单据到财务办理冲账手续。 财务总监 审核 审核 核实报销单据的金额的正确性和票据的规范性。 结束 结束 四、采购流程:收集信息,询价,比价、议价,评估,索样,决定,请购,订购,协调与沟通,催交,进货检收,整理付款。由于采购支出是构成企业制造成本的主要部分,因此采购员必须具有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可“大而化之”。其次,必须具有“成本效益”观念,所谓:“一分钱一分货”,不可花一分冤枉钱,不买品质不好或不具有使用价值的物品。 1、 应依存量管理基准、用料预算,根据库存情况开立“请购单”,请购申请单内需注明:品名、料号、规格、单位、数量、需要日期、包装方式、包装量、用途及其他特别规定或要求事项。经核准按采购分工送交有关部门办理。 2、采购经办人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应积极与请购部门沟通后再予以办理。 3、对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,向厂商议价并以物美价廉的原则定购。 五、采购回商品应该及时办理相应的入库手续,以便作为付款的有效凭证。 六、公司费用报销、单据填写注意事项 1、报销发票必须盖有全国统一发票监制章,填写日期、供货单位的名称及填制人姓名并盖章、接受单位的名称、经济业务内容、数量、单价和金额。原始凭证记载的内容均不得涂改、挖补。 2、所有需报销的原始凭证,原则上要求以正规发票形式出现且及时报帐,白条不予报销;无法取得正规发票者,须提交收据(盖公章)作为证明,并认真填写“抵票证明单”,用其他正规发票冲抵(“餐费”、“礼品”、招待服务发票、门票除外)。 3、票面为“办公用品”或“食品”等字样的发票,须同时提交购货详单(电脑小票)。 4、报销的票据内容须填写完整,如单位、日期、发票内容、大、小写金额等;用黑色钢笔在票据正面注明经手人,在票据背面真实填写事由。对于不完整的原始凭证,财务人员有权要求其补充完整后再报销。对于涂改、不真实、不合法的票据,财务人员有权不予受理。 5、费用报销时一律使用黑色或蓝色墨水笔填写费用报销单,不得使用圆珠笔或其他写具填写;报销单须填明所属的部门和项目,大小写金额一致,大写金额处为空白的不得以×表示,必须写中文字“零”。 6、各费用报销单所附的附件单据需粘贴整齐并在原始凭证粘贴单上填明共粘原始凭证的张数及金额合计。 7、对于日常购置办公用品及其他事项的借款,原则上100元以内不予借支,符合借款条件的人员,须填写“借款申请单”,并按照相应的流程审批后方可借款。借款在购置物品完毕当日应凭发票单据到财务办理冲账手续。 请各员工严格遵照执行以上条款,财务将对于采购明细、手续、单据不规范及不合理的费用一律不予审核、付款、报销。

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