采购助理员日常必做的工作.doc

业务助理日常必做的工作 为了提升采购工作质量，确保部门和业务员的业务工作顺畅完成，现要求各业务助理日常必须做以下工作： 助理一日常必做工作： 常规订单回告处理及追踪 各出版单位订单回告于当日内审核完毕，并随时导入公司采购系统；出版单位回告存有问题的必须在当日内第一时间反馈给主管业务员； 每日统计未按公司规定期限内订单回告的出版单位，并在第一时间内反馈给主管业务员，进行回告追踪。 其它日常工作 (1) 每天将收到的增值税发票按出版单位进行登记、 留存，并在当日转交主管对账员签收。 （2） 业务员公出时，代业务员处理新书审核、订单报订，到货追踪、书目查询、反馈等业务。 助理二日常必做工作： 1、特价及中小学馆配用书书目、委托书的征集及保管 （1） 每月至少一次征集可供的特价图书书目信息，于当日导入公司特价采购系统（交叉品种优选进货折扣低的品种），并在一个工作日内反馈给图书馆配供部。每月月末更新一次书目信息。（2）征集到中小学馆配用书书目信息，在一个工作日内整理、归档，并第一时间传给合作方。（3）对征集的特价书目审核每个品种的委托书。（电子版或纸制），并建立电子版、纸制委托书档案。 （4） 中盘客户对特价书目的特殊需求，做到第一时间提供； （5） 中盘招标特定格式的委托书，做到当日发送给相关的业务员，并追踪结果（对业务员的完成情况做好记录）。 2、特价及中小学馆配订单处理及发货追踪 （1）特价及中小学馆配订单，做到当日处理，并第一时间通过网络通知供应商; （2）对未满足订单进行追踪，追踪结果于当日内反馈给中盘配供部。 3、特价及中小学用书业务对账、增值税发票的流转（1）已到账期的发货与供应商认真核实品种、数量、实洋、折扣等相关项目，经双方确认无误，请示部门领导后，方可让对方开据增值税票;（2）依据双方签订合同的结算要求，填报优先付款明细表; 助理三日常必做工作： 特殊书目需求的跟踪及反馈 （1）每天整理各市场部提供的客户有需求但我公司未进过的品种书目，于一个工作日内转发给各主管业务员，并及时督促业务员反馈。于次日再把业务员反馈的信息整理、汇总后回告给各市场部。 （2）为“国家图书馆”收集整理公司未进过货的书目（不含少儿、教辅、）和定价在1000元以上图书书目，在一个工作日内整理、汇总后于当日反馈给馆配部。每周收集、反馈一次。 2、 委托书的征集及保管 征集出版单位常规格式的委托书，并建立委托书登记档案，定期反馈中盘配供部。 其它必做工作 （1）定期领取部门需求的办公用品,保管样本专架资料; （2）每天上午10点到收发室取采购部信件和邮件等;取回后及时分发到各业务员办公桌上;